四半期MVPを受賞したリモートでの全社コミュニケーションへの取り組み。その裏側と試行錯誤の歴史とは

こんにちは。人事の浪川です。

湿気や暑さに、どっと疲れが出てしまうような毎日ですが、今日は、リモートでの全社コミュニケーションの強化に取り組み、Value賞受賞にいたった、うれしいニュースをご紹介したいと思います。

きっと、会社のみなさんも知らないような細かいこだわりや、役割分担、リモート朝礼の裏側など、思わず笑えるようなエピソードと一緒に、広報&人事チームに詳しくインタビューした内容をお届けします。

-まず、簡単に朝礼の変遷・歴史を振り返るところから始めたいと思います。初回のリモート朝礼のことは覚えていますか?

高橋:
よく覚えています。とにかく、4月2日から、全面的に原則リモートワークになったので、朝礼もリモート対応する必要があり、小田さん(社長)から「来週から朝礼やりたいんだけど」と言われて、急いで準備をした記憶があります。

下坂:
初回に、高橋さんが当日のアジェンダをスライドにしてくれたんですよね。
そこからヒントを得て、ニュース番組っぽい映像とともに発表できると、内容の理解も進みそうだし、楽しく参加してもらえるのではと企画したのがいまの形のきっかけです。
当時は緊急事態宣言を前に世の中全体も鬱々とした雰囲気が立ち込めていて、急なリモートワーク突入でみんな不安なのではと思っていたので、週の始まりに少しでも明るい空気を作りたい想いがありました。
なので少しでも没入感を高めるために、それっぽい音源素材を探して編集し、アニメーションに合わせて展開するようコンマ何秒単位で調整してパワポに組み込むところまで頑張っていたのですが、リモート朝礼を始めて2回か3回目くらいで、その音が自分以外には聞こえていなかったという事実を知って衝撃を受けました。笑

-初回を無事に終えて、台本を作成したり、強制ミュート係を決めたり、役割分担もやるようになりましたね。

高橋:
下坂さんのスライド操作と私の司会の連動のために必要だったので、台本は2回目(ニュース番組風になって1回目)のタイミングから作成していました。

※こんな感じの「スライド動き×司会セリフ」の台本を毎回作っています

浪川:
あ、台本はそんなに早かったんでしたっけ?

市川:
参加者の強制ミュート係も早かったですよ。複数人の参加だと、やはりノイズが気になるので。

下坂:
市川さんが強制ミュート係を担当してくれることになったんですが、ここで事件があったんですよね。
さっきお話したとおり、Meetがパワポ音を拾わずラインから音を取ることもできないことがわかり、現状はBGMを流すための苦肉の策として、(画面共有用にログインしているPC《マイクはOFF》とは別に)私はスマホ①でもマイクONでMeetにログインして、お尻を合わせる形で置いたもう1台のスマホ②で音楽を再生して、スマホ①経由でみなさんに音を届けているんです。

市川:
それ聞くたび、姿を想像して笑っちゃいます笑

下坂:
でもその方法でやってみることを事前に共有していなかったので、マイクONでログインしてくる私のスマホ①をものすごい速さで市川さんがミュートにしてくるんですよ。私も右手はスライド操作、左手はスマホ操作でふさがっていて状況を説明する余裕がなく、とりあえず黙って速攻ONに切り替えるんですが、また市川さんにミュートにされて。

市川:
すごく初期ですよね。おかげ様で最近は、ミュートにしなくても大丈夫なくらい、みんなマイクオフで参加してくれるようになりました。笑

下坂:
4・5回開催してそのへんが落ち着いてきた5月半ばに、せっかくだから録画して、参加出来なかった人も後から見られるようにしようとなって、浪川さんが録画と編集を担当してくれるようになりました。

浪川:
録画もMeetのデフォルト機能だとスライド+発言者一人の顔しか録画されずみんなの盛り上がりがわからないので、試行錯誤の結果、Game DVRで撮った後編集して社内限定YouTubeに上げる流れに落ち着きましたよね。
ほんと朝礼って、意外と4人で回しても手いっぱいな感じですよね。

  • 下坂:スライド作成、ネタ集め・担当者への依頼、動画のアップロード⇒社内告知
  • 高橋:司会、台本作成
  • 市川:コメントチェック、強制ミュート
  • 浪川:録画、録画データのトリミング

 

下坂:
その他、毎回朝礼後に振り返り&ネタ出しMTGをやっていますし、見えない作業も多いけど、4人でのサイクルは形になってきたかなと思います。

-リモート朝礼と、対面形式の従来の朝礼で何か違いを感じていますか?

高橋:
少し明るい雰囲気になったんじゃないかなと思います。もともとチャットに慣れている人が多いせいか、意外とコメントしてくれる人が多いなと感じていて。

市川:
対面の時からカジュアルな場ではありましたが、アイリッジの人たちのキャラクターもあり、対面ではみんな静かに聞いたあと拍手するのみで、盛り上がりにくい雰囲気があったと思うんです。リモートの方がちょっとした感想やツッコミを書き込みやすいのかも、と思いました。

高橋:
ニュース番組風の朝礼を初めて実施した時、#randomのチャネルでもらえたコメントが、リモートならではの工夫を認めてもらえた気がしてとってもうれしかったですよね。

下坂:
DMで感想を伝えてくれる方もいて、励みになりました。

浪川:
あと、小田さんが最後の締めの挨拶の時に、朝礼のコンテンツから汲み取ってコメントをアレンジしてくれるのが、毎回じわっと来ます。笑 リモートの朝礼だと最後手を振ってくれたり。けしてそういうのが得意なタイプじゃないのに、小田さんなりにみんなとコミュニケーションを取ろうとしてくれているのを感じるようになりました。

市川:
ヨガ部紹介をやった週は、小田さんがヨガ部部長の挨拶を受けて「ナマステー」と登場してくれて、小田さんをよく知る社歴の長い方からも好意的な反応をもらえましたね。

高橋:
最後の挨拶を考えるのに実は毎回10分くらい使っているって、小田さんが話してましたよね。「あんまり事前準備しすぎた感じのコメントにならず(だけど、ちょっと気が利いている)、かつ、朝礼のコンテンツにも触れる形で・・」って。

-リモート朝礼を運営する中で、大変だったことや、印象に残っていることはありますか?

下坂:
先ほどの原始的な方法で凌いでいるBGMや、発表者のトークとスライドをぴったり合わせるのが実は地味に難しいんです。
イヤホンなしの左耳から聴こえる生音とイヤホンをした右耳からMeet経由で聴こえる音をもとにその日のネットワークの遅延なども加味して再生開始タイミングを調節するという、もはや職人芸の域になってきています笑
うれしかったのは、朝礼のコンテンツ発表者でスライドを自分で作り込んでくれる人や、発表内容を工夫しようとしてくれる人が増えてきたことですね。

高橋:
そうですね。リモートになってからの大きな変化ですよね。わざわざ、リモート朝礼資料の体裁に合わせた資料を作ってくれる人もいて感動しました。

-今後、リモート朝礼をさらによくしていくために、課題だと感じていることはありますか?

下坂:
特に初期は物珍しさもあり、チャットも盛り上がっていたのですが、やはり次第に“慣れ”が出てくるものなので、相互性のあるコンテンツ盛り込み、リアクションしやすい仕組みを検討することも必要かもしれません。
会議目的のプラットフォームであるMeetでは配信の質にも限界があるので、諸々解決するためにはプラットフォームを変えることも1つの方法かなと思っています。

-最後に、Value賞受賞のお気持ちを教えてください。

下坂:
発表当日の月次報告会では、私はその後のパートで複雑なスライド操作をしなくてはならない役割が控えていたので、いきなり受賞と言われてちょっとパニックになりました。
リモート朝礼は取材のお話をいただくなど、社外の方からも興味を持っていただいて喜んでいたのですが、一方、あくまで主目的は社内向けのコミュニケーションであり、対外アピールに気が行ってそこが疎かにならないように気をつけて欲しい、という意見もあったんです。
コロナ禍で広報としてどう動くべきなのか、自分のやっていることが正しいのかモヤモヤしたこともありました。

そもそも広報の仕事は目に見えにくく、数値にできない部分もたくさんあるし、結果が出るまでに時間がかかることが多いです。自分のやっていることの意義を見出せずつらくなることもありますが、周りの人を巻き込まないとアウトプットが出せない。効果が出ているかわからないもののために人の時間を使うことが苦しいと思うこともあります。
そんな中、Value賞を受賞できたことは本当に驚きでしたし、すごくうれしかったです。「ああ、これでよかったんだ」と安心できましたね。

改めまして、下坂さん、Value賞の受賞おめでとうございます!

1人広報で悩む場面もたくさんありながら、アイリッジのために奮闘してくださっている下坂さんの受賞に、人事チームの感慨もひとしおでした。朝礼や月次報告会の準備など、下坂さんと一緒に全社コミュニケーション活動を進めてきましたが、改めて下坂さんの仕事に対する熱意や志を少しでも伺えてハッピーでした!

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