リモートワークになり、オンラインでの全社コミュニケーションに挑戦してみた話

みなさん、こんにちは。人事の浪川です。

今年はずいぶんと早く桜が開花したかと思えば、満開になった後に雪が降るなど、冬と春を行き来するような不思議な天候が続いていますね。

オリンピックイヤーに心躍らせた年明けとは裏腹に、日本でも新型コロナウイルスの感染が拡大しており、4月7日には、ついに7都府県を対象に緊急事態宣言が出されました。愛知県、岐阜県、三重県などでは、県独自の緊急事態宣言も出るなど、今後の状況次第では、さらに多くの地域で緊急事態宣言となる可能性がありますね。

半ば世論に後押しされたかのようにも見えた緊急事態宣言でしたが、この宣言に合わせるような形で、テレワーク(リモートワーク)が始まった企業も多いのではないでしょうか。

かく言うアイリッジでも、2月中旬から少しずつスタートした在宅リモートワークを含む感染予防対策が、さらに強化されることとなりました。https://iridge.jp/news/202002/26700/

そんな中、もちろん、人事側では全社でのコミュニケーション方法についても検討しなければなりません。アイリッジでは、「全社および他部署メンバーの取組内容の『相互理解』の促進」という目的のもとに、毎月【月次定例報告会】という全社会議を行っています。

リモートワークが始まった初月はスキップできたとしても、それ以降は形式を工夫し、コミュニケーションを取る必要があります。3月は、多数のリモートワークメンバーがいることを想定した、初めての月次定例報告会を実施しました。

どんな形式でオンライン全社会議を実施するか

まず、オンラインでの全社会議実施にあたり、他社の人事担当にヒアリングしたり、ツールの検討をしたりするところから始めました(もっと言えば、配信にするか、録画してアップロードするか、なども相談しました。なにせ初めてのことで戸惑いました)。もともと、全社ツールとしてGsuiteを使用していることや、他社での事例も聞くことができたので、まずはHangouts Meetを使って、月次定例の様子を配信・コミュニケーションすることに決めました。

月次定例を行った3/26時点では、まだリモートワークの人と出社している人にムラがあり、両方の勤務スタイルを想定する必要がありました。

リモートワークの人はHangouts Meet

出社している人は執務室内のスクリーンを見る(自席から見えにくければ、Hangouts Meetに繋いでもOK)

質問はチャット上に集約する

実際にリモートワークをしているメンバーと繋いでみたり、別々の会議室から繋いでみたり、いろいろな形でテストしました。スピーカー、Webカメラ、マイク、プロジェクター、ハウリング防止策など、1つずつチェックし、最後は、リハーサル時のPCやプロジェクター、スクリーンの位置など全てバミりました。(注:養生テープで印をつけておき、当日も再現可能な形にしておきました)

迎えた当日。

直前にも、PCやカメラ、スピーカー等のチェックを終え、いよいよオンライン形式での月次定例報告会がスタートしました。

まず、当日の様子を詳しくお伝えすると、執務室に資料投影用の大きなスクリーンを設置、スクリーンに資料を投影するためのPCと、登壇の様子をお伝えするための配信用PC(このPCでHangouts Meetに参加)の2台を準備していました。

資料は事前に全社へ共有してあったので、あえて資料のみの画面共有はせず、登壇の様子をお届けしたいという意図があり、こういった構成にしていました。

月次定例報告会がスタートすると、さっそく、「資料が見えない」「画質が荒い」などのコメントが届きました。そこから、月次定例報告会が終わるまでの1時間、いろいろな課題があったので、正直に書いてみたいと思います。

初めてのオンライン全社会議での課題

Webカメラの画質が悪く、登壇の様子を映すこともままならなかった

プロジェクター含め接続機器が多くなったため、リモート参加者にマイク切り替えを依頼すると、意図しない機器のスピーカーが反応し、ハウリングやノイズが発生

配信映像の荒さや、執務室内の光源のバランスもあり、資料が光って白飛びしてしまい、今、資料の何ページを話しているのか伝わらない

微妙な振動でPCが揺れたりすると、ぶれた映像になって見にくい

12期最後の月次定例報告会ということもあり、アジェンダも盛りだくさんで、司会、タイムキーピング、チャット対応、写真撮影等々で運営側もパツパツ

あまりのバタバタに、会の途中で画面共有に切り替え、配信映像は少し安定を取り戻しましたが、テストしていた時には感じなかった画質の荒さや、予期せぬハウリングなどで、私は軽いパニック状態でした。周囲にいた社員のみなさんが、ハウリングをなくすために機器を調整してくれたり、白飛びした資料のページ数をチャットに書き込んでくれたり、たくさんフォローしてくださり、なんとか会議を継続することができました。

この反省を活かし、次に挑んだのが、毎週月曜日に執務室内で5分~10分程度で実施している朝礼のオンライン化です。

朝礼のお話

Web画質の荒さや見にくさの観点から、Webカメラはなくし、メインの画面は資料の画面共有にしました。当初は発表者の様子をしっかり届けたい意図でメイン画面に表示していましたが、そこは画面右側のサムネイル部分で見てもらうようにしました。(結果的にプロジェクターを使用しない形式になり、ハウリング防止にも役立つことに)

オフィス参加の人たち同士でハウリングしないよう、発表者以外の参加者は全員マイクOFFの案内を徹底。またミュート担当を立て、意図せずONになっている人を見つけたらOFFにする作戦を取りました。(そして運営チーム以外のマイクOFF自警団も手伝ってくれるようになり感激)

司会、スライド共有担当、チャット担当、ミュート担当、チャット盛り上げ担当を細かく役割分担し、人数を確保したことで、One teamの進行でスムーズに進めることが出来ました。

2回め以降は、さらにコミュニケーションを活性化する目的でスライドの内容を工夫し、全社からも良い反応をもらえたので、またその内容もシェアできたらと思います。

オンライン形式での全社会議と朝礼をやってみて

日本では、これまで積極的にテレワーク(リモートワーク)が活用されてこなかったという背景もあり、多くの企業が導入にはいろいろな苦労をされた(されている)のではないかなと思います。

アイリッジでも、2月から少しずつ取り組んできたとはいえ、「業務の性質や量、関わるメンバー構成に合わせて会社に出社することができる」という状況と、「基本的には在宅勤務で業務を完結させることを目指す」という状況では、想定しうる範囲が全く異なります。書類や備品の受け渡し、セキュリティ、ネットワーク、電話対応等、各部門が協力し合い、調整をしながら、なんとか環境を準備しています。

このイレギュラーな環境のもと、今回の一連の取り組みで私が感じたことは、ひとりでは全く歯が立たなくても、メンバーと一緒に取り組めば、そのほとんどが解決できるということです。思いもよらないアイディアや知識、それぞれに違った強みなどが上手に作用すると、悩んでいたことを忘れるくらい、一気に物事が進んだり、課題が解決できたりします。一緒に考えてくれるメンバーがいる、という事実は、それだけでとても心強いですよね。

先が見えず、不安な社会情勢の中、あらゆる企業・組織のみなさんが、日々、想定していない、過去経験したことのない事態と対峙していることと思います。

ニュースを見るたびに、どうしても暗い気持ちになってしまいますが、まずは目の前のことを精一杯、自分たちができることを大切に、1日一日を乗り切っていきたいなと思っています。日々課題を発見しながらも、どんな風に毎日を過ごして、こうやって危機を乗り越えたんだと、この経験を次の世代へ、橋渡しできる未来を願っています。

アイリッジでは一緒に働く仲間を探しています

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