ビジネスアプリの選び方とおすすめアプリ15選｜タスク管理・プロジェクト管理に役立つアプリを紹介
ビジネスアプリは、日々の業務を効率化し、生産性を高めるために欠かせません。特に、タスクやプロジェクト管理が重要な場面では、適切なビジネスアプリを活用することで、作業の進捗確認や情報共有がスムーズになり、チーム全体のパフォーマンス向上にもつながります。しかし、多くのアプリが存在する中で、自分に合ったものを選ぶのは難しいものです。
そこで今回は、ビジネスアプリを選ぶ際のポイントと、タスク管理・プロジェクト管理などに役立つおすすめアプリ15選を紹介します。
ビジネスアプリを選ぶ際のポイント
さまざまな種類の中から、適切なビジネスアプリを選ぶためには、業務に合う機能があるか、自分以外の人も使用できるかを確認しましょう。また、アプリ同士の連携性や他ツールとの統合性もチェックが必要です。続いては、ビジネスアプリを選ぶ際のポイントを紹介します。
業務内容に合った機能を選ぶ
ビジネスアプリを選ぶ際には、まず自社の業務内容をしっかり把握し、必要な機能を明確にすることが大切です。たとえば、基本的なタスク管理だけで業務に支障がない場合、無料のビジネスアプリで十分に対応できるものも多くあります。特に、シンプルな機能で日々の作業を管理したい場合には、無料のビジネスアプリが手軽でおすすめです。
しかし、複雑な業務の効率化やシステム連携など、より高度な機能が必要な場合には、有料のビジネスアプリでなければ対応できないことも少なくありません。ビジネスアプリによって実装機能が異なるため、使い勝手や細かな機能を事前に確認し、コスト面も考慮しながら自分の業務に最適なものを選びましょう。
チームや個人で使えるかを考慮する
ビジネスアプリを選ぶ際には、プロジェクトに携わるメンバーが使いやすいか、個人でもストレスなく使えるかをよく考慮することが大切です。特に、IT操作があまり得意でない人がいる場合、誰にでも直感的に使える操作性の良いビジネスアプリを選ぶことで、スムーズに作業が進みます。操作に対して動きが遅かったり、クリックした反応が鈍かったりするビジネスアプリは、毎日の使用でストレスを生む原因になります。
また、アプリの使用にあたってデバイスの対応状況や通信速度も確認しておくと、利用環境によるトラブルを避けられます。期間限定のデモ版や無料トライアル期間が設けられているビジネスアプリも多いため、うまく活用して実際の操作感を確認し、チームや個人にとって最適なアプリを見極めましょう。
アプリの連携性と他ツールと統合できるかを考える
ビジネスアプリを選ぶ際には、既存の社内ツールや部署で使っているシステムと連携が可能かどうかを確認することも重要です。異なるアプリケーションを複数利用する場合、それぞれが連携できないと情報の移行や操作が難しくなり、かえって業務効率が低下するリスクがあります。一貫したデータの管理ができないため、情報の重複やミスが生じることも珍しくありません。そのため、メール、ファイル共有、プロジェクト管理など他のツールとスムーズに連携できるアプリを選ぶと、一括で情報の管理が可能になり、効率的に業務が行えます。
タスク管理におすすめのアプリ3選
続いては、具体的なビジネスアプリを紹介します。日々の業務や予定をスムーズに進めるために欠かせないのが、タスク管理に関するアプリです。その中でもおすすめの「Todoist」「Microsoft ToDo」「Google ToDo リスト」の3つを見ていきましょう。
Todoist
「Todoist」は、10種類以上のアプリやアドオンと連携することで、どこからでもタスクの確認や追加が可能なビジネスアプリです。シンプルなデザインでありながら、ワークフローの構築に必要な機能が揃っているため、効率的にタスク管理できます。たとえば、リストやカレンダー、ボードを切り替えるだけで、手軽に計画やトラッキングが可能です。
また、家族やプロジェクトメンバーとタスクを共有しても、Android、iOS、Mac、PCなど、さまざまなデバイスで対応できるため、全員が進行状況をリアルタイムで確認できるのが便利なポイントです。「Todoist」は、個人のタスク管理からグループプロジェクトまで、幅広いシーンで活用したいときにおすすめです。
参考：Todoist
Microsoft ToDo
「Microsoft To Do」はデスクトップとモバイルアプリの両方で利用できるため、場所を問わず一日中タスク管理が可能な、ビジネスアプリです。たとえば、自宅ではデスクトップでタスクを整理し、外出先ではモバイルアプリからリストを確認するなど、状況に応じて柔軟に使い分けることができます。
また、To Doリストの共有機能を活用すれば、友人や家族、プロジェクトメンバーと情報をリアルタイムで共有し、協力してタスクを進められます。期日やリマインダーを設定すれば、毎日のチェックリストとしても活用でき、計画通りにスムーズに進行できるのもメリットです。
「Microsoft To Do」はタスクがシンプルに分けられるため、管理しやすいビジネスアプリを求めている方におすすめです。
Google ToDo リスト
「Google ToDoリスト」は、さまざまなデバイスから手軽にタスクを記録できるため、どこにいても効率的なタスク管理が可能なビジネスアプリです。タスクには詳細な情報やサブタスクを追加できて、内容を整理しやすく、複雑な作業も簡単に管理できます。
また、GmailやGoogleカレンダーなどGoogle Workspaceのサービスから直接タスクを追加できる機能により、メールや日々の予定と連動させたスムーズな管理が可能です。期限を設定して通知機能を活用すれば、タスクの進捗をしっかりと把握し、計画通りに進められるでしょう。
「Google ToDoリスト」はシンプルながら柔軟性が高く、仕事だけでなく個人のタスク管理にもおすすめです。
参考：Google ToDoリスト｜Google Play
参考：Google ToDoリスト｜Apple Store
プロジェクト管理におすすめのアプリ3選
プロジェクトを計画通りに進め、目標を達成するためには、徹底した管理が欠かせません。続いてはプロジェクト管理におすすめのビジネスアプリ、「Trello」「Backlog」「monday.com」の3つを紹介します。
Trello
「Trello」はプロジェクト管理を視覚的に整理できるビジネスアプリです。ボードやリスト、カードなどシンプルな構造によって、プロジェクトメンバーは各タスクの進行状況や担当者、期限をひと目で確認できるため、必要な情報を共有する際に便利に活用できます。Power-Up機能により他のアプリケーションと連携し、それぞれのニーズに合わせたカスタマイズも可能です。
また、すべてのボードにコード不要の自動化機能が装備されているため、省略できない面倒な作業はロボットに任せて、プロジェクトメンバーはより重要な業務に集中できます。「Trello」は、プロジェクトの進捗状況を把握し、タスクを確実に管理する際におすすめです。
参考：Trello
Backlog
「Backlog」は、プロジェクトごとのタスクや課題をオンラインで一括管理できるビジネスアプリです。シンプルでわかりやすいインターフェース設計により、類似のビジネスアプリを使用したことがない方でも直感的に操作でき、すぐに使い始められます。ガントチャート機能を活用すれば、進行状況を一覧で把握できるのもポイントです。
また、スタンダードプラン以上であればユーザー数が無制限のため、徐々にメンバーが増えて大規模なチームになっても制約なく使用できます。「Backlog」はデザイナーやマーケターなど、さまざまな分野で採用されており、プロジェクトの複雑さに関わらず利用可能です。プロジェクトチーム全体の進捗を見える化し、スムーズな進行を実現する際におすすめです。
参考：Backlog
monday.com
「monday.com」は、タスクやプロジェクト管理、スケジュール調整、グループチャットを一つのプラットフォームでまとめて管理できるビジネスアプリです。営業サイクルの自動化により、連絡先の管理やメールの追跡などが手軽にできるため、効率的なビジネス展開が可能です。製品開発においても、コンセプトの段階からリリースまでの各プロセスをスムーズに進められ、ライフサイクルの短縮を実現します。
また、ワークフローをカスタマイズできるため、プロジェクトチームの特性や業務のニーズに合わせて最適な管理体制を構築できます。「monday.com」は、チーム内の連携強化や生産性向上を目的とした使用がおすすめです。
参考：monday.com
コミュニケーションツールとしておすすめのアプリ3選
チーム内でのスムーズな情報共有と連携は、ビジネスの成功に欠かせません。迅速なコミュニケーションを実現し、業務効率を高めるためにおすすめのビジネスアプリ、「Slack」「Chatwork」「Microsoft Teams」の3つをご紹介します。
Slack
「Slack」は、文字だけでなく音声でのやり取りも可能で、社外のメンバーともスムーズにコミュニケーションが取れるビジネスアプリです。プロジェクトの開始から完了まで、Slack一つで効率よく進行できるため、チーム内でのタスク管理やアイデア共有にも向いています。Slackは2,600以上のアプリと連携でき、日々の業務を自動化することが可能です。そのため、タスクの割り振りをサポートし、プロジェクトを効率的に進行させられるため、時間を大幅に節約できます。
また、過去のメッセージも簡単に確認できるので、重要な情報を見逃す心配がありません。「Slack」は、組織内外を問わずスムーズな連携を可能にし、ビジネスの効率を大幅に向上させるコミュニケーションツールとしておすすめです。
参考：Slack
Chatwork
「Chatwork」は、シンプルな操作性と高いセキュリティ基準が特徴のビジネスアプリです。ITスキルに自信がない方でも安心して利用できるため、チーム内のメンバー全員で使用しやすいのが魅力といえます。社内外のメンバーとグループチャットを組んで情報共有できるだけでなく、オフィスファイルや画像ファイルも簡単にアップロード可能です。
また、無料プランに加えて、より本格的に業務で利用する方向けのビジネスプランや、高度なセキュリティとサポートが魅力のエンタープライズプランもあり、ニーズに合わせて選べるのが特徴です。
さらに「Chatwork」は、国際的なセキュリティ基準を満たしており、第三者機関によるセキュリティ監査も定期的に実施しています。そのため、重要な情報をしっかりと守るコミュニケーションツールとしておすすめです。
参考：Chatwork
Microsoft Teams
「Microsoft Teams」は、ビジネスシーンでのコミュニケーションに適した機能が豊富なビジネスアプリです。VoIPやPSTNを利用した音声通話やビデオ通話が可能なだけでなく、画面共有機能を活用して、遠隔でも情報を視覚的に共有できるため、会議のスムーズな進行に役立ちます。チャット機能では個人からグループまで対応しており、画像やリンクを送ることで簡単に大勢と情報を共有することも可能です。
また、WordやExcelなどのMicrosoft 365ツールと連携し、チーム内のメンバー同士でファイルを編集できるため、修正作業などもスピーディーに行えます。「Microsoft Teams」は、メンバー間の情報共有や業務効率が向上するため、企業やチームでのプロジェクト管理におすすめです。
ファイル共有・クラウドストレージでおすすめのアプリ3選
業務の効率化や情報の安全管理のために重要なのが、ファイル共有やクラウドストレージの活用です。クラウド上にデータを保存することで、リモートワークや外出先からでも簡単にアクセスが可能となります。ファイル共有やクラウドストレージに便利なビジネスアプリも見ていきましょう。
Google Drive
「Google Drive」は、デバイスを問わずファイルをアップロードし、閲覧や編集、共有できるビジネスアプリです。Gmailから直接添付ファイルを保存できる機能もあり、わざわざ受信トレイを離れる必要がないため、より効率的に作業を進められます。
また、Google ドキュメントやスプレッドシート、スライド、Microsoft Office のファイル、PDFをリアルタイムで編集できるため、共同作業もスムーズです。チームで共有ドライブを活用すれば、ファイルの保管やアクセス権の管理を一か所で行い、プロジェクトの整理や管理がしやすくなります。
100種類以上のファイル形式にも対応しており、さまざまな業務ニーズに対応できるビジネスアプリとしておすすめです。
参考：Google Drive
Dropbox
「Dropbox」は、ドキュメントの編集や署名、プロジェクトの共同作業に加えて、アプリの検索も行えます。Dropbox DocSendでは、ファイルごとの使用状況をリアルタイムで確認できるため、閲覧者や権限の管理も簡単です。コンテンツの閲覧やタイミングを把握することで、クライアントやメンバー同士の連携もスムーズに行えます。
また、Dropbox Replay を使えば、動画や画像、音声に関するフィードバックを集めて、面倒なやり取りを減らしながらも、プロジェクトを効率的に進行できます。ファイルの安全性を確保しながら、最終納品までの流れを迅速にできるのが、「Dropbox」のメリットです。
参考：Dropbox
OneDrive
「OneDrive」は、ファイルや写真、ビデオを自動でバックアップし、複数のデバイスから簡単にアクセスできるビジネスアプリです。デスクトップアプリでは、大切なファイルや設定をバックアップできるため、万一デバイスにトラブルが発生してもすぐに復元が可能です。スマートフォン用アプリでは、写真や動画を自動的にクラウドに保存して端末の空き容量を確保し、デスクトップからも手軽に閲覧できます。
また、無料プランでも5GB のストレージを利用可能で、有料プランを選択すれば最大6TB まで拡張できます。「OneDrive」は大容量のファイルを、効率かつ安全に管理したいときに便利です。
参考：OneDrive
その他便利アプリ3選
ここまでタスク管理やプロジェクト管理、チーム内でのコミュニケーションにおすすめのビジネスアプリを紹介しました。このほかにも、便利なビジネスアプリは多数存在します。続いては、使いやすさと機能性に優れたビジネスアプリを3つご紹介します。
Evernote
「Evernote」はメモやビジネス情報を一か所にまとめて管理できる、便利なビジネスアプリです。ノートは自動であらゆるデバイスと同期されるため、スマホ、タブレット、PCからいつでもアクセス可能です。ノートにはテキストや画像、音声、PDFなど、さまざまな形式のファイルを追加でき、重要な資料やアイデア、タスクなどを整理して保存できます。
また、領収書や会議メモ、大切なレシピのスキャンデータも保存可能で、必要な情報をしっかり管理できます。「Evernote」は、手元に置きたい情報を確実にまとめて、安全に保存できるため、効率的に日々のタスクを進める際に、おすすめのビジネスアプリです。
参考：Evernote
NewsPicks
「NewsPicks」は、国内外の100以上の信頼性あるメディアから厳選されたニュースをまとめてチェックできる、情報系のビジネスアプリです。最新の経済ニュースを無料でまとめ読みでき、図解やイラストを使って複雑な経済の動きをわかりやすく解説しています。有料のプレミアム会員では、オリジナルの連載記事も閲覧できるため、経済や業界トレンドを深く理解するのに役立つでしょう。
また、記事ごとのコメント機能を通じて、金融アナリストや各分野の専門家による意見や考察に触れることができ、自分にはない考えを学ぶ機会にもなります。ビジネスや経済の最前線を効率よく把握したい方にとって、「NewsPicks」はおすすめのビジネスアプリです。
参考：NewsPicks
Fine Scanner
「Fine Scanner」は、書類管理や個人記録の保管におすすめのビジネスアプリで、ドキュメントのスキャンから整理まで簡単に行えます。画像を7種類のドキュメント形式に自動で分類するため、検索機能により必要な情報を迅速に探し出せるのが特徴です。AR機能を活用してドキュメントのサイズを正確に測定することも可能で、デジタル化した書類を順序よく配置し、スムーズなワークフローの実現に役立ちます。
また、特定の文字を検索バーに入力すると、関連する画像がすぐに表示される、独自のテキスト検索機能も備わっており、情報へのアクセスが効率的です。「Fine Scanner」は効率性と正確性を兼ね備えた、高度なスキャンアプリとして、幅広いビジネスシーンにおすすめです。
参考：Fine Scanner
業務を効率化するならアプリの自社開発もおすすめ
業務効率化を図るには、ビジネスアプリの自社開発もおすすめです。株式会社アイリッジが提供する「APPBOX」は、カスタマイズ性に優れたアプリ開発支援キットで、300を超えるアプリ開発の実績を持つ同社ならではの信頼性があります。
「APPBOX」は、必要な機能を自由に選べるため、開発コストを削減しながら自社に最適なアプリを開発できます。標準機能が備わっていることから、新規アプリを導入する際には迅速な開発を可能にし、すでに運用中のアプリには必要な機能を後から追加できるため、従来のアプリを活かしつつ成長させられるのがポイントです。
「APPBOX」の利用は、コスト削減と運用品質の向上を実現します。効率的なアプリ開発を目指す方におすすめのキットですので、ぜひ活用することを検討してみてください。
まとめ：ビジネスアプリを活用して生産性を向上させよう
ビジネスアプリを活用することで、タスクやプロジェクト管理が格段に効率化し、チーム全体の生産性が向上します。
本記事で紹介した、15のビジネスアプリは、それぞれ異なる機能や特徴を持ち、さまざまなシーンに対応しています。選び方のポイントを押さえて、自社のニーズに合ったアプリを見つけることで、業務のスピードアップや情報の一括管理が可能です。今後も進化するビジネスアプリを活用し、チームの業務効率をさらに向上させてみてください。
